Privacyverklaring VCV

Met deze privacyverklaring informeren we onze leden over hoe we omgaan met hun persoonsgegevens. Om jullie privacy te beschermen, houden we ons aan de toepasbare wet- en regelgeving, waaronder de Wet van 08 december 1992 over de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU. VCV is verantwoordelijk voor de verwerking van jullie persoonsgegevens. Indien je hierover vragen hebt, contacteer dan de voorzitter: Bruno JANSSENS, 0495/896657, voorzitter@vcvoervallei.be 

1.Welke gegevens verwerken we, waarom en op basis van welke rechtsgrond?

VCV is aangesloten bij VOLLEY VLAANDEREN. Om aan de competitie te kunnen deelnemen, moet VCV voor elke speler/speelster, of elke persoon die een officiële functie wil uitoefenen bepaalde persoonsgegevens verzamelen en overmaken aan Volley Vlaanderen (zie tabel 1). De rechtsgrond voor de verzameling van deze gegevens is de contractuele grond tussen VCV en Volley Vlaanderen (voor detail, zie administratief reglement Volley Vlaanderen).
Voor onze leden -18 jaar verzamelen we ook de gegevens van de ouders, zodat een vlotte organisatie van de competitie mogelijk wordt (voorbeeld: verdeling taken zoals rijden voor uitwedstrijden, bardienst, markeerder). Ook medische informatie, nodig voor correcte behandeling bij kwetsuren, wordt gevraagd. Deze gegevens verzamelen we enkel met de toestemming van de ouders. Die toestemming wordt verkregen door de ondertekening van het inschrijvingsformulier voor een nieuw seizoen.
Voor de leden -18 jaar die deelnemen aan ons jaarlijks zomerkamp, vragen we ook medische informatie op, zodat er rekening mee kan gehouden worden tijdens het zomerkamp. Deze gegevens verzamelen we enkel met de toestemming van de ouders. Die toestemming wordt verkregen door het indienen van de Info-fiche bij de jeugdcoördinator.
Bovendien is VCV een VZW, wat betekent dat bepaalde persoonsgegevens van de effectieve leden moeten verzameld worden. De gegevens van de leden van de raad van bestuur moeten overgemaakt worden aan de Rechtbank van Koophandel Leuven (zie tabel 1). Hier is de rechtsgrond de wettelijke verplichting.

TABEL 1: Register gegevensverwerking VCV
BetrokkeneGegevensOntvangerBewaringstermijnRechtsgrond
Effectieve leden VZWNaam, voornaam, geboorteplaats en -datum, nationaliteit, adres, rijksregisternummerRechtbank van Koophandel Leuven en secretaris VCVTot einde lidmaatschapWettelijke verplichting
Alle ledenNaam, voornaam, adres, geboorteplaats en –datum, nationaliteit, rijksregisternummer, TfNr, mailadres, digitale pasfotoVolley Vlaanderen en secretaris VCVTot einde lidmaatschapContractuele grond
Ouders leden -18 jaarNaam, voornaam, adres, TfNr, mailadresJeugdcoördinator en secretaris VCVTot overgang naar senioren of tot einde lidmaatschapToestemming
Deelnemers zomerkampMedische informatieJeugdcoördinator en secretaris VCVTot overgang naar senioren of tot einde lidmaatschapToestemming

Zoals je merkt, worden deze persoonsgegevens niet langer bewaard dan nodig: bij het einde van je lidmaatschap worden de gegevens verwijderd uit ons bestand. Voor de leden -18 jaar worden de gegevens van de ouders en hun medische informatie verwijderd uit het bestand bij de overgang van jeugd naar senioren.

2. Hoe worden deze persoonsgegevens verwerkt en beveiligd?

De via het inschrijvingsformulier opgevraagde gegevens worden door de secretaris van de club opgeslagen in een bestand.
De gegevens van leden -18 jaar en hun ouders en de gegevens in de ingediende Info-fiche worden door de jeugdcoördinator opgeslagen in een bestand.
Deze gegevens worden maximaal beschermd:

  • de secretaris en jeugdcoördinator gebruiken en gebruikersnaam en wachtwoord op hun computer en een wachtwoord op het bestand met jullie persoonsgegevens;
  • alle personen die voor VCV van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan; en worden geïnformeerd over het belang van de bescherming van deze gegevens.

3. Worden deze persoonsgegevens aan derden doorgegeven?

De door VCV verzamelde gegevens kunnen we enkel aan derden doorgeven als dat nodig is voor de uitvoering van de in punt 1 beschreven doeleinden. Zo worden

  • de persoonsgegevens van de leden van de raad van bestuur van de VZW door de secretaris ingediend bij de griffie van de Rechtbank van Koophandel Leuven;
  • de persoonsgegevens die nodig zijn om aan de competitie te kunnen deelnemen door de secretaris overgemaakt aan Volley Vlaanderen.

VCV zal de verzamelde persoonsgegevens nooit aan derden doorgeven als dit niet noodzakelijk is, tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is (voorbeeld: politioneel of gerechtelijk onderzoek).

Indien het toch nodig zou zijn om gegevens te delen met derden, dan kan dat enkel als je hier uitdrukkelijk toestemming voor geeft. VCV zal die toestemming dan ook geval per geval vragen en die toestemming kan altijd ingetrokken worden.

4. Wat zijn je rechten omtrent je gegevens?

Elk lid of de ouders van een lid -18 jaar heeft/hebben recht

  • op informatie: je kan informatie krijgen zoals de identiteit en contactgegevens van de persoon die bij VCV de gegevens verwerkt, de doeleinden, de rechtsgrond, …;
  • op inzage, aanpassing en kopie (kosteloos);
  • op bezwaar en verwijdering;
  • op intrekking van de toestemming: voor de gegevens verkregen op basis van toestemming, kan je die toestemming steeds intrekken;
  • op overdraagbaarheid: je kan vragen om je gegevens over te dragen aan jezelf of aan een andere partij.

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens, neem dan contact op met de voorzitter.
Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 BRUSSEL
gegevensbeschermingsautoriteit.be

Net zoals echte cookies lekker zijn, gebruiken we cookies om deze site smakelijker te maken! Je kan alles over onze lekkere cookies lezen in onze cookie policy en onze privacy policy bevat alles over uw privacy.
Door verder te gaan op deze site, gaat akkoord met het gebruik van onze cookies. OK